¿Cómo se realiza una factura?

25 de marzo de 2020

Todo autónomo o empresario que se precie deberá tener conocimientos básicos de contabilidad para comenzar a administrar gestiones básicas en el comienzo de su emprendimiento. Uno de los documentos que más deberán tener en cuenta son las facturas, esenciales para el desarrollo del negocio.

Una factura es un documento de carácter mercantil que muestra la información de una operación de compraventa de un bien o servicio. Una factura se emite cuando un cliente compra o adquiere uno de nuestros servicios. También recibimos nosotros una factura cuando compramos o adquirimos bienes o servicios a nuestros proveedores. Esta factura refleja toda la información sobre la transacción que hemos realizado.

Tipos de facturas

Existen diversos tipos de facturas conocidas, que son las siguientes:

• Factura ordinaria: La factura tradicional que documenta las operaciones de compraventa.
• Factura rectificativa: En caso de haber cometido un error en la expedición de la factura ordinaria, se emitirá una factura rectificativa con los errores de la anterior factura corregidos.
• Factura recapitulativa: Recoge distintas transacciones efectuadas con un mismo destinatario en un periodo concreto, recopiladas en una misma factura.
• Factura proforma: Es una factura borrador que se emite antes de dar por finalizada la transacción.
• Factura electrónica: Factura emitida de forma digital.

Además de estos tipos, la AEAT clasifica las facturas en otras dos modalidades diferentes:

• Factura completa: Cuando el documento cumple con todos los requisitos legales en cuanto a contenido.
• Factura simplificada: Este documento ha sustituido a los tickets tradicionales, expidiendo información simplificada sobre la operación de compraventa realizada. Contiene los datos mínimos sobre el emisor de la factura y detalles sobre la transacción. Solo pueden emitirse en caso de ser facturas rectificativas, en casos cuyo importe de facturación no supere los 400 euros con IVA incluido o cuyo importe no supere los 3.000 euros, en determinados supuestos contemplados por la AEAT, como pueden ser servicios de hostelería, servicios telefónicos, etc.

¿Quién puede emitir una factura?

Para poder emitir un documento que acredite una transacción económica tendrás que estar registrado como empresario o autónomo, dando constancia de ello a Hacienda. Al figurar como sujeto pasivo, es cuando se podrán emitir facturas a efectos de IVA.

Contenido de una factura

Para que una factura sea legal debes incluir la siguiente información en ella:

• Datos del emisor de la factura: Nombre del profesional autónomo o razón social de la empresa, domicilio y NIF o CIF.
• Número correlativo de la serie. Las facturas deben ir ordenadas desde el número 1, que representa la primera factura del ejercicio fiscal.
• Fecha:Día de emisión de la factura. Debe tener una correlación con el número de la serie.
• Datos del destinatario de la factura.
• Descripción de la factura y de la transacción realizada.
• Base imponible: Cuantía de la factura antes de aplicar los impuestos.
• Retención de IRPF opcional para autónomos profesionales. Puede aplicarse un IRPF reducido del 7% para nuevos autónomos hasta los 18 meses del alta, o un IRPF general del 15%.
• IVA. Pueden aplicarse distintos tipos de IVA dependiendo del producto o servicio objeto de la transacción, que son los siguientes: superreducido del 4%, reducido del 10% o general del 21%. En el caso de las exportaciones, pueden emitirse facturas que estén exentas de IVA.
• Importe total: la suma de la base imponible, sumándole el IVA. Deberá restarse el IRPF en caso de haberse hecho la retención.
• Método de cobro de la factura.

Consejos para realizar facturas

Las facturas tradicionales antiguamente se realizaban en papel y se escribían a mano. Con la llegada de los ordenadores este proceso se ha digitalizado y automatizado para agilizar la emisión de las facturas.
Los programas informáticos para realizar facturas son capaces de generar una plantilla con la que el encargado de la facturación solo necesitará completar los campos en cada transacción, sin necesidad de modificar o diseñar la plantilla para cada caso. Además, pueden contabilizar fácilmente el número de serie del documento y añadirlo automáticamente en cada nueva factura, llevando un orden. Estos programas de gestión contable permiten guardar y almacenar las facturas para realizar futuras gestiones como la liquidación del IVA.
En aquellas empresas que cuiden su imagen de marca, es normal que en el documento dejen patente su branding, incluyendo el logotipo de la empresa, colores o incluso utilizar la misma tipografía de su marca para escribir los campos de la factura. De esta forma, el destinatario de la factura recibe un documento claro y visual, pudiendo identificar fácilmente a la empresa o emisor de la factura con solo ver su diseño.

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